Logistik merupakan sebuah kegiatan pencatatan keluar dan masuk barang, pencatatan stok barang dan juga perencanaan untuk persediaan barang. Untuk klinik gigi yang sudah berkembang, logistik sebaiknya diserahkan kepada sorang pegawai yang khusus mengurusi logistik klinik gigi. Sedangkan klinik gigi yang masih terbatas jumlah SDM nya, fungsi logistik ini bisa dirangkap oleh pegawai dengan fungsi lainnya.

Apa pentingnya mengatur logistik pada klinik gigi?

Dukungan fungsi logistik pada klinik gigi memegang peranan sentral, karena operasional sebuah klinik gigi memerlukan dukungan ketersediaan alat dan bahan. Bisa dibayangkan apabila akan melakukan tindakan di klinik gigi, ternyata bur yang akan dipakai tidak tersedia, atau handpiece rusak, atau tang pencabutnya hilang entah kemana, maka hal-hal seperti ini bisa menghentikan kegiatan di ruang praktek seketika. Untuk itu, para owner dan pengelola klinik gigi harus memberikan perhatian kepada fungsi logistik ini.

Artikel terkait : SDM Klinik Gigi : Manajer Klinik

Mencatat Persediaan Alat dan Bahan

Logistik pada klinik gigi bertanggung jawab terhadap persediaan alat dan bahan. Untuk itu tugas rutin dari fungsi logistisk pada klinik gigi adalah mencatat persediaan alat dan bahan pada klinik gigi. Alat dan bahan diletakkan dalam 2 lokasi, pertama diletakkan pada gudang/lemari operasional yang siap untuk digunakan pada saat dokter gigi melakukan tindakan kepada pasien. Lokasi kedua adalah gudang/lemari penyimpanan. Saat sebuah alat dan bahan baru dibeli, maka alat dan bahan tersebut dimasukkan kedalam gudang penyimpanan. Kemudian ketika alat dan bahan tersebut akan digunakan di ruang praktek, maka alat dan bahan yang akan digunakan dipindahkan ke lemari operasional, untuk selanjutnya dikeluarkan lagi untuk dipakai di ruang praktek.

Artikel terkait : Pegawai Keuangan pada Klinik Gigi

Mencatat Keluar dan Masuk Alat dan Bahan

Setiap alat dan bahan yang masuk ke gudang penyimpanan maupun lemari operasional harus dicatat oleh fungsi logistik. Sebuah cara pengaturan logistik klinik yang baik bukan diukur dari pemakaian software logistik tertentu, namun dari konsistensi pencatatan walaupun hanya menggunakan buku catatan biasa, atau menggunakan software spreedsheet standar yang ada. Konsisten yang dimaksud adalah data persediaan barang, dengan data keluar masuk barang itu cocok. Dengan memastikan bahwa cara pengelolaan barang di klinik gigi sudah konsisten, maka operasional di klinik gigi bisa dipastikan mendapatkan dukungan yang baik dari fungsi logistik.

Artikel terkait : Mengukur Kinerja Bisnis Klinik Gigi

Merencanakan Pemeliharaan Alat

Peralatan dan instrument di klinik gigi merupakan sebuah kesatuan yang tidak dapat dipisahkan pada operasional klinik gigi. Dokter gigi yang praktek di sebuah klinik gigi, tidak punya waktu untuk memastikan setiap peralatan dan instrumen di ruang prakteknya sudah berfungsi dengan baik atau belum, karena itu fungsi logistiklah yang harus memastikan itu. Ketika sebuah ruang praktek akan digunakan, maka tugas karyawan yang diserahi fungsi logistik harus memastikan semua alat dan instrumen berfungsi dengan baik. Karena itu secara berkala fungsi logistik ini harus melakukan cek kelayakan semua peralatan dan instrumen yang ada di setiap ruang praktek.

Artikel terkait : Business Basics for Dentists

Fungsi logistik juga bertugas merencanakan pemeliharaan dan perbaikan semua instrumen dan peralatan pada klinik giginya. Dia mempunyai catatan jadwal pemeliharaan untuk setiap alat dan instrumen yang ada. Dia harus juga memastikan bahwa mempunyai cukup ketersediaan back-up pelaralatan dan instrumen ketika ditemukan tidak berfungsi saat pengecekan rutin atau saat dokter melakukan tindakan di ruang praktek.

Artikel terkait : Business Plan Klinik Gigi

Merencanakan Pembelian Alat dan Bahan

Tugas logistik yang juga amat penting adalah merencanakan pembelian alat dan bahan. Fungsi logistik mengatur kapan sebuah alat dan bahan harus dibeli, guna memastikan tidak terjadi kekosongan alat dan bahan ketika akan dipakai di ruang praktek.

Artikel terkait : Dental Clinic Business Startup : Business Profiling

Untuk itu fungsi logistik harus mengetahui karakteristik penggunaan alat dan bahan di klinik giginya. Misalkan satu botol alkohol habis dalam waktu 3 hari, maka tugas dia harus memastikan bahwa tidak terjadi kekosongan alkohol di klinik giginya untuk waktu 2 minggu kedepan. Dia harus mengatur jadwal pembelian masing-masing alat dan bahan yang berbeda-beda vendornya.

Artikel terkait : Menentukan Pasien Ideal pada Klinik Gigi

Fungsi logistik ini akan melaporkan rencana pengadaan alat dan bahannya ini kepada manajer klinik, kemudian manajer akan berkordinasi dengan bagian keuangan untuk mencocokkan jadwal pengadaan alat dan bahan ini dengan keadaan cashflow klinik. Kalau cashflow memungkinkan, maka manajer klinik akan menugaskan fungsi pengadaan di kliniknya untuk melakukan pengadaan tersebut.

Artikel terkait : SDM Klinik Gigi : Manajer Klinik

Kualifikasi Bagian Logistik

Kualifikasi teknis karyawan yang akan diserahi tugas logistik adalah dia harus mengenal semua alat, bahan dan istrumen yang ada pada klinik gigi. Dia harus tahu apakah sebuah alat atau instrumen itu berfungsi normal atau tidak. Hal ini sangat penting agar dia bisa melakukan tindakan yang benar dan pada saat yang tepat ketika sebuah alat dan instrumen itu harus diperbaiki atau diganti.

Artikel terkait : Menentukan Luas Wilayah Pemasaran Klinik Gigi

Syarat selanjutnya adalah karyawan yang diserahi tugas logistik ini harus menguasai program/software spreedsheet standar guna mengolah data dan informasi mengenai alat, instrumen dan bahan pada kliniknya.

Artikel terkait : Pendekatan Market Research pada Klinik Gigi

Syarat yang juga penting adalah, secara personal pegawai logistik ini harus rajin, dapat dipercaya dan mempunyai rasa tanggung jawab serta loyalitas yang tinggi. Karena kelancaran operasional klinik gigi sangat tergantung pada kinerjanya.