Keuangan memegang peranan penting pada operasional klinik gigi. Tanpa pengaturan keuangan yang rapi, maka arah bisnis sebuah klinik gigi menjadi tidak jelas, karena umumnya keuangan klinik gigi masih bercampur dengan keuangan pribadi ownernya, ataupun walaupun rekening sudah dipisah, masih juga terjadi owner ambil uang dari rekening klinik atau sebaliknya pembayaran operasional dan belanja klinik masih ditomboki dari rekening owner.

 

Pegawai Keuangan

Untuk menjaga kerapihan pengaturan keuangan di klinik gigi, perlu adanya seorang karyawan yang mempunyai integritas dan dedikasi untuk mengatur keuangan di sebuah klinik gigi. Pegawai keuangan ini yang nantinya setiap hari akan melaporkan keadaan keuangan kepada manajer klinik atau owner yang juga berfungsi sebagai manajer klinik. Pegawai keuangan ini yang juga akan menjaga cashflow selalu berada di teritori positif dengan memberikan masukan-masukan kepada manajer klinik/owner mengenai keadaan keuangan di klinik gigi. Tanpa ada masukan-masukan informasi mencukupi mengenai keadaan keuangan di klinik giginya, maka manajer klinik/owner bisa saja membuat keputusan yang salah, bahkan membahayakan bisnis klinik giginya.

 

Artikel terkait : Mengelola Keuangan Klinik Gigi

 

Kasir bukan Pegawai Keuangan

Banyak klinik gigi yang salah kaprah dengan menyatakan bahwa keuangan klinik giginya sudah diurus semuanya oleh kasir. Dalam penataan manajemen klinik yang benar, pegawai keuangan berbeda dengan kasir, namun untuk keadaan tertentu pegawai keuangan bisa menggantikan tugasnya kasir.

 

Artikel terkait : Cashflow pada Klinik Gigi (1) : Cashflow Rencana

 

Kasir merupakan bagian dari siklus pelayanan kepada pasien. Setelah pasien datang ke klinik gigi, dia akan diregistrasi oleh bagian administrasi, lalu pasien akan diperiksa untuk menentukan treatmen apa yang akan diberikan terhadap masalah gigi pasien tersebut, kemudian pasien akan diinfokan mengenai treatment yang akan diberikan berikut biayanya, setelah pasien menyetujui maka dia akan mendapatkan treatment oleh dokter gigi yang kompeten, setelah itu melakukan pembayaran di kasir. Jadi selama pasien masih ada, maka petugas kasir harus stand by. Berbeda dengan kasir yang harus stand by selama masih ada pasien, maka bagian keuangan pada klinik gigi bisa bekerja pada office hour, jam 09.00 sampai dengan 17.00.

 

 

Artikel terkait : Berapa Seharusnya Pendapatan Wajar Klinik Gigi Anda?

 

Tugas Pegawai Keuangan

Berbeda dengan tugas kasir yang selesai setelah penangani pembayaran pasien yang sudah mendapatkan treatment di klinik gigi, justru dari situlah mulainya tugas bagian keuangan di klinik gigi. Bagian keuangan akan membagi pembayaran tarif pasien kepada kasir menjadi pos-pos keuangan yang rinci dan detil. Dia membagi pembayaran tarif tersebut kepada pos pengembalian investasi, pembelian alat dan bahan, overhead, pembelian dan servis barang inventaris, pembelian dan servis peralatan medis, fee dokter sampai kepada pencatatan profit. Semua dilakukan dalam catatan terpisah dan dilakukan per layanan. Sehingga bagian keuangan akan bisa memberikan informasi keuangan yang akurat dan akuntable kepada manajer klinik atau owner mengenai keuangan di klinik giginya, seperti; net profit per hari itu, atau jumlah “tabungan’ pengembalian investasi sampai hari itu, atau jumlah “tabungan” untuk pembelian alat atau bahan sampai hari itu.

 

Artikel terkait : Kapan Sebaiknya Menaikkan Tarif Klinik Gigi

 

Pegawai keuangan juga mempunyai tanggung jawab lebih luas lagi, yaitu melakukan kontrol dan pengawasan keuangan. Pegawai keuangan akan selalu menjaga agar cashflow klinik gigi tidak boleh tipis, apalagi minus. Untuk itu semua transaksi keuangan pada klinik gigi harus mendapatkan persetujuan dari bagian keuangan terlebih dahulu, karena dia yang paling tahu akan keadaan keuangan di klinik gigi itu. Pegawai keuangan juga akan mengawasi pemakain uang diklinik apakah sudah sesuai dengan anggaran yang ditetapkan atau tidak. Sebagai contoh, misalkan sebuah klinik gigi menganggarkan biaya untuk marketing 1 jt per bulan, sehingga dalam 1 tahun ada 12 jt dana yang disiapkan untuk marketing. Pegawai keuangan ini akan memberitahukan manajer klinik atau owner akan limitasi ini, sehingga setelah limit tercapai, maka tidak ada lagi kegiatan-kegiatan marketing yang bisa dibiayai oleh klinik gigi.

 

Artikel terkait : Strategi Klinik Gigi dalam Menyediakan Layanan BPJS

 

 

 

Kualifikasi Pegawai Keuangan

Untuk efiesiensi dan efektifitas, maka pegawai keuangan di klinik gigi tidak harus seorang yang mempunyai pendidikan formal ekonomi atau akuntansi. Skill yang diperlukan oleh seorang pegawai keuangan adalah mahir menggunakan komputer, minimal dia harus menguasai Ms Word untuk membuat laporan rutin, menguasa Ms Excel untuk melakukan pengaturan keuangan klinik dan juga menguasai Ms Power Point untuk bisa membuat presentasi guna pembahasan rutin operasional klinik gigi mingguan.

 

Artikel terkait : Pendekatan Market Research pada Klinik Gigi

 

Selain itu seorang pegawai klinik gigi harus mempunyai track record kerja tidak pernah menyelewengkan kepercayaan yang diberikan kepadanya, berintegritas dan loyal kepada pemberi kerja. Owner klinik gigi yang akan merekrut bagian keuangan dapat meminta CV dengan kontak referensi pada setiap pekerjaan di masa lalu kandidat pegawai keuangan. Hal ini untuk memastikan bahwa kandidat pegawai yang dipilih benar-benar bisa bekerja dan terpercaya. Karena pegawai keuangan adalah orang nomor dua dan terakhir yang mengetahui keadaan keuangan klinik setelah owner/manajer klinik.

Comments powered by CComment