Secara bahasa, mungkin istilah manajer klinik masih asing bagi sebagian owner klinik gigi, namun secara fungsi, tugas manajer klinik sudah dijalankan oleh owner sebagai pengelola klinik gigi. Seorang owner klinik gigi akan berusaha keras untuk menemukan cara agar klinik giginya punya pasien banyak, menghasilkan profit yang besar dan menjadi pilihan utama pasien-pasien yang akan mengunjungi klinik gigi. Namun karena kesibukan owner klinik gigi yang biasanya juga dokter gigi yang aktif melayani pasien, maka banyak tugas-tugasnya sebagai manajer klinik yang tidak dilakukan dengan baik. Untuk itu diperlukan seorang manajer klinik yang sehari-harinya akan mengemban tugas menjalankan operasional klinik gigi.

Artikel terkait : Bentuk Bisnis Dokter Gigi

Manajer klinik bersama-sama dengan owner menyusun standar kompetensi dan integritas seluruh karyawan klinik gigi, termasuk juga dokter-dokter gigi sebagai operator. Standar kompetensi dan integritas ini akan menjadi standar minimum semua stakeholder klinik gigi sehari-hari. Manajer klinik sebagai panutan para karyawan, karena sehari-hari berada di klinik gigi, harus dapat memberikan contoh sikap dan tingkah lagi sesuai dengan standar kompetensi dan integritasnya, sehingga dapat dilihat dan ditiru oleh karyawan lain.

Artikel terkait : Siklus Bisnis

Tanggung Jawab Manajer Klinik

Tanggung jawab manajer klinik adalah membuat klinik gigi tempatnya bekerja menjadi klinik gigi yang menghasilkan keuntungan bagi ownernya, menciptakan tempat bekerja yang nyaman dan produktif bagi seluruh karyawan dan dokter gigi yang bekerja di klinik gigi tersebut dan juga, memastikan pasien mendapatkan pelayanan yang baik sesuai dengan protokol medis dan SOP pelayanan yang berlaku di klinik gigi tersebut.

Artikel terkait : Business Plan Klinik Gigi

Menyusun Pedoman

Setelah owner klinik gigi membuat peraturan klinik gigi, yang menjadi landasan semua stakeholder yang ada di klinik gigi, selanjutnya manajer klinik akan membuat serangkaian pedoman dan aturan pelaksanaan yang memandu para stakeholder melakukan tugasnya sehari-hari. Pedoman itu adalah job description dan standard operating procedure (SOP).

Artikel terkait : Pendekatan Market Research pada Klinik Gigi

Job description adalah cakupan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang karyawan sesuai dengan posisinya. Setiap karyawan akan mengetahui uraian tugas-tugasnya dengan membaca job description tersebut. Job description diberikan kepada karyawan untuk dibaca dan dipelajari sebelum menandatangani kontrak kerja dengan klinik gigi. Dengan membaca dan mempelajari, seorang calon karyawan bisa mengetahui lebih jelas apa tugas dan tanggung jawabnya. Dengan mempelajari juga, maka karyawan akan lebih tenang dalam bekerja karena tahu dengan jelas tugas-tugasnya. Job description juga memandu owner atau manajer klinik agar tidak memberikan tugas kepada karyawannya di luar job descriptionnya. Seorang karyawan yang smart, dia akan sangat menghormati klinik gigi yang mempunyai job description bagi setiap karyawannya, karena itu bukti bahwa klinik gigi itu dikelola dengan baik.

Artikel terkait : Strategi Klinik Gigi dalam Menyediakan Layanan BPJS

Standard operating procedure (SOP) adalah sebuah panduan urut-urutan dalam mengerjakan sebuah prosedur pekerjaan. SOP merupakan penjelasan tugas seorang karyawan yang ada pada job desc. SOP untuk seorang karyawan bisa banyak, tergantung dari tugas-tugasnya. Misalkan seorang reception tugasnya adalah; menerima telepon, menjawab WA, menjawab email, mengurus pendaftaran pasien baru, pengurus pendaftaran pasien lama dll. Masing-masing tugasnya ini dijelaskan dalam SOP yang berbeda.

Artikel terkait : Mengukur Pertumbuhan Bisnis Klinik Gigi

Misalkan untuk tugas mengangkat telepon, harus dijelaskan urut-urutannya dalam “SOP Mengangkat Telepon”. Misalkan diawali dengan mengucapkan salam, kemudian menanyakan siapa nama orang yang menelepon kemudian dicatat, mananyakan keperluannya kemudian dicatat, menanyakan darimana tahu nomor klinik gigi kemudian dicatat, lalu tanyakan juga nomor telepon yang bisa dihubungi kemudian dicatat, selanjutnya apa yang dilakukan setelah menerima nomor telepon itu. Semuanya dijelaskan secara detil dalam SOP. Sehingga apabila petugas reception ini berhalangan, maka karyawan lain yang menggantikannya tidak bertanya-tanya lagi harus bagaimana, dia hanya perlu melihat SOP, maka dia akan lakukan sesuai dengan urut-urutan yang dilakukan oleh reception tersebut.

Artikel terkait : Mengukur Kinerja Bisnis Klinik Gigi

Mengendalikan Cashflow

Sebagai pelaksana operasional harian klinik gigi, maka manajer klinik juga bertugas untuk mengendalikan cashflow klinik giginya. Manajer klinik harus melakukan upaya-upaya paling strategis untuk menjaga cashflow klinik giginya tidak sampai minus. Upaya-upaya itu bisa dengan melakukan pembelian dental supply dengan efisien, melakukan negosiasi dengan vendor agar mendapatkan pembayaran tempo, sampai kepada penekanan kepada tim marketing agar lebih keras lagi melakukan usaha-usaha guna mendatangkan lebih banyak pasien lagi ke klinik gigi tersebut.

Artikel terkait : Menentukan Pasien Ideal pada Klinik Gigi

Komunikator Handal

Bukan rahasia umum lagi, bahwa beberapa dokter gigi operator hanya “patuh” kepada owner klinik gigi yang juga dokter gigi. Dokter gigi operator ini umumnya tidak terlalu “menganggap” karyawan klinik lainnya. Sehingga sering ditemui benturan-benturan yang terjadi dikarenakan mampetnya komunikasi antara manajemen klinik dengan dokter gigi operator. Untuk itu, tugas manajer klinik juga menjadi seorang komunikator yang handal. Dengan cara yang baik, maka dia harus membangun komunikasi yang lancar antara manajemen klinik yang dipimpinnya dengan dokter operator yang merupakan partner bagi owner klinik gigi tersebut.

Artikel terkait : Cashflow pada Klinik Gigi (1) : Cashflow Rencana

Kualifikasi Manajer Klinik

Manajer klinik akan bertanggung jawab terhadap kemajuan klinik gigi yang dipimpinnya. Untuk itu kualifikasi yang diperlukan bagi seorang manajer klinik adalah seorang pada level manager yang berpengalaman memimpin sebuah kantor cabang perusahaan. Untuk menguatkan sang manajer pada posisinya dimana harus “mengatur” asisten dan dokter-dokter senior, maka disarankan manajer klinik dijabat oleh kandidat dengan pendidikan minimal S2.