Apabila anda pernah mengalami pusing tujuh keliling karena pada awal bulan depan sudah jatuh tempo membayar sewa tempat klinik gigi, sementara awal bulan ini cash sudah habis-habisan untuk biaya perbaikan dua buah dental unit yang rusak dan hanya satu dental unit yang beroperasi, sementara akhir bulan ini sudah harus membayar gaji pegawai, dan dilengkapi lagi dengan jatuh temponya pembayaran vendor di pertengahan bulan depan. Kalau memang ini yang terjadi, artinya kita belum mengelola keuangan klinik gigi kita dengan baik, artinya kita belum menjalankan pencatatan cashflow pada klinik gigi kita.

Apa itu cashflow?

Cashflow adalah pencatatan keluar masuknya arus kas, baik arus kas masuk (cash in) ataupun arus kas keluar (cash out). Jelas disini bahwa catatan hutang dan piutang tidak dimasukkan ke dalam cashflow. Ada dua macam cashflow yang diterapkan pada manajemen keuangan klinik gigi, yaitu cashflow rencana dan cashflow realisasi.

Cashflow rencana

Cashflow rencana ini masuk kedalam tahapan perencanaan operasional klinik gigi. Cashflow rencana ini adalah bagian dari business plan klinik gigi yang harusnya disusun pada akhir tahun berjalan guna merencanakan strategi operasional pada tahun berikutnya. Termasuk juga di dalamnya adalah proyeksi profit yang kita inginkan pada akhir tahun.

Dalam cashflow rencana, kita mencatatkan semua pengeluaran rutin yang timbul pada tahun berikutnya pada bagian kas keluar (cash out). Gaji pegawai setiap bulan, biaya sewa tempat setiap bulan, biaya rutin listrik dan air, biaya untuk maintenance peralatan dan lain-lain. Sebisa mungkin jangan sampai ada pengeluaran rutin yang luput dari pencatatan pengeluaran di cashflow rencana ini. Karena nantinya semua pengeluaran pada cashflow rencana ini harus ditutupi oleh pemasukan pada cashflow rencana juga.

Kita juga mencatatkan semua proyeksi pemasukan pada bagian kas masuk (cash in). Untuk menentukan proyeksi pemasukan, kita perlu data operasional tahun-tahun sebelumnya, karena ini menggambarkan potret operasional klinik gigi kita. Dari data ini kita dapat memperkirakan pemasukan klinik gigi kita untuk tahun berikutnya. Misalkan dalam 3 tahun terakhir, setiap bulannya terdapat 20 pasien tambal gigi, 25 pasien cabut gigi, dan 2 pasien implant. Maka kira-kira tahun ini kita buat perencanaan berdasarkan data tahun-tahun sebelumnya.

Artikel terkait : Business Plan Klinik Gigi

Penyusunan cashflow rencana

Setelah semua pengeluaran dicatat dan semua pemasukan di catat, maka kita masukkan ke dalam tabel yang simpel. Misalkan, semua pengeluaran dan pemasukan yang mungkin di bulan Januari tahun depan, dicatatkan dalam tabel cashflow pada kolom Januari. Kemudian semua pemasukan proyeksi di bulan Januari juga dimasukkan, termasuk cash awal di bulan Januari yang berasal dari saldo akhir bulan Desember tahun sebelumnya. Jumlah semua pemasukkan di bulan Januari dikurangi jumlah pengeluaran di bulan Januari akan menjadi saldo awal bulan Februari (bulan berikutnya). Saldo awal bulan Februari ini harus positif, tidak boleh minus. Apabila terjadi minus di saldo awal bulan Februari, maka kita harus lihat lagi daftar pengeluaran dan pemasukan di bulan Januari, apakah ada item pengeluaran yang bisa dikurangi. Kalau sudah kita sisir dan semua pengeluaran kita anggap penting, maka kita beralih ke daftar pemasukan. Kita harus membuat daftar pemasukan lebih besar daripada daftar pengeluaran, untuk menjaga agar tidak ada saldo awal bulan tidak boleh minus.

Artikel terkait : Mengelola Keuangan Klinik Gigi

Menjaga agar tidak ada saldo minus

Dalam penyusunan cashflow rencana, kita harus membuat daftar pemasukan sedemikian sehingga apabila dikurangi daftar pengeluaran, hasilnya tidak minus pada awal bulan berikutnya. Karena akan sulit untuk bisnis, khususnya klinik gigi mengawali operasional dengan saldo minus. Membuat daftar pemasukan ini juga tidak boleh sembarangan, harus terukur dan memang dapat dikerjakan. Kita jangan membuat yang tidak yakin akan tercapai, karena akan percuma saja. Maka semua perencanaan penerimaan harus direncanakan secara masak. Misalkan kita akan menambah jumlah kunjungan pasien, apa strategi yang harus dilakukan. Ini akan menyangkut lagi kepada startegi pemasaran klinik gigi kita serta sumber daya yang tersedia di klinik gigi kita.

Artikel terkait : Wajarkah overhead bisnis klinik gigi kita?

Pinjaman bukan hal tabu

Lalu bagaimana setelah kita tekan pengeluaran maksimal. Kita juga sudah merencanakan pemasukan yang rasional, sesuai dengan sumber daya serta potensi yang dimiliki oleh klinik gigi kita, tetap saja terjadi saldo minus di awal bulan berikutnya. Maka strategi berikutnya adalah mencari pinjaman. Pinjaman bukan hal yang tabu bagi bisnis klinik gigi. Dengan pinjaman kita bisa menjaga cashflow kita tetap positif. Yang harus kita ingat adalah jangan lupa memasukkan item pengembalian pinjaman pada cashflow rencana, supaya kita bisa tahu kapan harus mengeluarkan cash untuk membayar pinjaman. Dan yang penting juga, pinjaman itu adalah direncanakan bukan dadakan.

Artikel terkait : Action Plan pada Klinik Gigi

Proyeksi profit

Proyeksi profit adalah angka yang kita rencanakan berada pada saldo awal Januari tahun berikutnya, atau saldo akhir Desember pada cashflow rencana kita. Setelah kita menjaga semua saldo awal bulan positif, maka kita lihat saldo akhir Desember, apakah sudah sesuai dengan ekspektasi profit kita. Apabila belum sesuai, maka kembali lagi lihat daftar pemasukan pada setiap bulannya dari akhir tahun. Harus ada yang kita tambahkan pada rencana pemasukan setap bulannya. Ini juga akan menyangkut kepada startegi operasional dan marketing klinik gigi kita. Karena bisnis klinik gigi tidak hanya urusan pelayanan pasien, tetapi juga bagaimana menjalankan bisnis dengan efisien, dan menjalankan strategi marketing yang tepat.

Artikel terkait : Cashflow pada Klinik Gigi (2) : Cashflow Realisasi