Dalam bisnis jasa, tidak ada barang yang diserahterimakan selain kepuasan dari customer/pasien/klien atas “janji jasa” yang akan diberikan oleh penyedia jasa pada saat seorang customer/pasien/klien akan memakai jasa dari penyedia jasa. Selain itu, pada bisnis jasa, kepuasan hati customer/pasien/klien adalah hal yang utama, ketika “hati” customer/pasien/klien merasa tidak nyaman (bisa jadi subjektif), maka customer/pasien/klien tidak akan kembali ke penyedia jasa tersebut.

Artikel terkait : SDM Klinik Gigi : Manajer Klinik

Dalam tataran dunia bisnis, healthcare business berada dalam bisnis penyedia jasa, termasuk di dalamnya adalah bisnis klinik gigi. Pada bisnis klinik gigi, tidak ada barang yang diserahterimakan kepada pasien, yang ada adalah menunaikan “janji” kesehatan gigi atas masalah gigi yang dialami oleh pasien. Untuk itu menunanaikan janji akan dapat menyelesaikan masalah gigi pasien merupakan hal yang paling utama yang harus dilakukan oleh klinik gigi. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah mendapatkan “hati” pasien. Ketika “hati” pasien merasa tidak nyaman di sebuah klinik, maka pasien akan dengan sangat mudah pindah ke klinik gigi lain. Ketidaknyamanan ini bisa karena pelayanan front office yang kurang baik, bisa karena satpam yang kurang ramah, bisa perawat yang kurang ramah, bisa dokter yang kurang perform, bisa juga karena merasa “digetok” dengan harga yang tidak diantisipasi oleh pasien.

Artikel terkait : Business Basics for Dentists

Untuk sebab yang terakhir, yaitu pasien merasa “digetok” dengan nominal biaya yang tidak diantisipasi oleh pasien sebelumnya, jalan keluarnya bukanlah menurunkan tarif (apabila memang sudah dihitung dengan benar), melainkan mengkomunikasikan terlebih dahulu hal ini kepada pasien. Mungkin hal ini sering terjadi di rumah sakit, dimana pasien/keluarga pasien selalu deg-degan ketika melihat tagihan rumah sakit, dimana saat itu pasien dan keluarganya berada pada “position of no return”, yaitu mau tidak mau harus dilakukan tindakan dengan biaya yang baru diketahui saat tindakan selesai. Hal ini banyak yang membuat pasien “kapok” untuk berobat di rumah sakit tersebut.

Artikel terkait : Business Plan Klinik Gigi

Tentunya kita tidak ingin klinik gigi kita memberikan “position of no return” kepada pasien-pasien kita, dimana setelah selesai periksa gigi, pasien kapok dan tidak kembali lagi. Kita ingin klinik gigi kita menjadi tempat yang nyaman bagi pasien dalam memeriksakan masalah giginya, dan juga membuat para pasien mau menjalankan program kesehatan gigi dengan memeriksakan giginya ke klinik gigi kita minimal 6 bulan sekali.

Artikel terkait : Menentukan Pasien Ideal pada Klinik Gigi

Fungsi Treatment Coordinator

Treatment coordinator adalah seorang dokter gigi yang bertugas memeriksa pasien pada saat setelah pasien mendaftar di bagian pendaftaran klinik. Dokter ini akan memeriksa keluhan sakit gigi pasien dengan menggunakan intra oral camera, agar pasien juga bisa melihat sendiri keadaan giginya. Kemudian treatment coordinator ini akan menjelaskan kepada pasien mengenai keadaan sakit giginya dan juga mengenai tindakan apa yang akan diberikan kepada pasien beserta rincian biayanya. Dengan begitu, pasien mempunyai gambaran biaya yang akan dibayarkannya setelah menerima tindakan perawatan giginya dari klinik. Sampai saat ini, kita sudah bisa mengeliminasi sebab-sebab kaburnya pasien karena merasa “digetok” oleh klinik gigi. Apabila pasien tersebut setuju dengan biaya yang diinformasikan oleh treatment coordinator, maka treatment coordinator akan mengarahkan pasien kepada dokter gigi yang tepat untuk memberikan tindakan kepada pasien tersebut.

Artikel terkait : Membuat Klinik Gigi Berbeda dengan Kompetitor

Untuk klinik, tidak ada keuntungan finansial yang didapatkan dari menyediakan treatment coordinator di klinik giginya, namun klinik tersebut bisa mendapatkan “hati” pasiennya. Pasien menjadi nyaman, karena dia sudah tahu berapa biaya atas perawatan giginya dari awal sebelum diberikan tindakan. Ini akan membawa efek yang sangat baik, karena pasien tersebut akan dengan sukarela menyebarkan kepuasan “hatinya” atas pelayanan klinik gigi kita kepada sanak saudara, kerabat dan teman-temannya. Ini merupakan hal yang sangat berimbas kepada proses marketing klinik gigi, dimana klinik gigi tidak boleh untuk melakukan kegiatan promosi secara masif seperti halnya bisnis-bisnis jasa lainnya.

Artikel terkait : Action Plan pada Klinik Gigi

Kriteria Treatment Coordinator

Treatment coordinator digilir diantara dokter-dokter gigi yang praktek di klinik tersebut. Untuk itu, pada saat perekrutan, pengelola klinik gigi harus menyeleksi dengan baik dan menyampaikan kewajiban menjadi treatmen coordinator bagi dokter-dokter gigi yang praktek di klinik giginya. Sehingga akan didapatkan dokter-dokter gigi yang mempunyai skill minimal untuk menjadi treatment coordinator. Dokter gigi yang menjadi treatment coordinator harus mempunyai pengalaman yang cukup, sehingga dia bisa menjelaskan kepada pasien mengenai tindakan apa yang akan diberikan kepada pasien atas keluhan masalah giginya.

Artikel terkait : Mengukur Pertumbuhan Bisnis Klinik Gigi

Biaya Treatment Coordinator

Dalam pengelolaan keuangan klinik gigi yang baik, tidak ada sebuah tindakan sekecil apapun yang tidak menimbulkan biaya, termasuk juga melakukan jasa treatment coordinator ini. Semua fasilitas yang digunakan dalam melakukan treatment coordinator ini termasuk dokter gigi yang melakukan treatment coordinator ini ada biaya jasanya, walaupun tidak sebesar ketika dia melakukan tindakan perawatan gigi di ruang praktek. Karena itu hal ini juga menjadi bagian dari kontrak kerja antara klinik gigi dengan dokter gigi yang praktek di klinik gigi tersebut, yaitu dengan bersedianya untuk menjadi treatment coordinator. Mungkin seorang dokter gigi yang praktek hanya akan mendapatkan tugas seminggu sekali atau seminggu dua kali dalam sebuah shift kerja.