Dalam usaha kita memasarkan klinik gigi kita, terkadang usaha pemasaran yang kita lakukan sudah maksimal. Sudah mencoba memasarkan pada network kita, sudah memasarkan dengan flyer, sudah memasarkan lewat media sosial, sudah measarkan lewat website dan sebagainya. Inti dari strategi pemasaran tersebut adalah untuk meningkatkan awareness atau meningkatkan pengenalan calon pasien kepada keberadaan klinik kita. Namun sering kali kegagalan dari pemasaran kita adalah di klinik kita sendiri, yaitu kurang tanggapnya personil yang bertugas “menangkap” peluang pasien baru.

Berikut adalah beberapa kesalahan yang sering terjadi pada petugas reception klinik gigi yang bertugas untuk melayani pasien pada saat ingin mendapatkan pelayanan di klinik gigi.

1. Panggilan telepon yang tidak terjawab

Hasil dari program marketing kita adalah disimpan atau dicatatnya nomor kontak klinik gigi kita oleh calon pasien. Pada saat-saat penting, biasanya calon pasien akan menghubungi klinik lewat telepon, dan berharap ada response yang diharapkan seperti “janji pelayanan” kita pada perangkat marketing kita. Apa yang terjadi apabila petugas reception kita sedang ada kesibukan lain? Maka telepon dari calon pasien tidak ada yang menjawab. Dering telepon tiga kali saja, sudah membuat calon pasien mengurungkan niatnya untuk berobat ke klinik gigi kita. Untuk itu, maka yang harus kita lakukan adalah membebas tugaskan petugas reception kita dari tugas-tugas lain yang akan menghambat dia melakukan tugas utamanya, yaitu menjawab telepon dan melakukan layanan pendaftaran bagi pasien yang datang ke klinik gigi kita.

Artikel terkait : Analisa SWOT pada Klinik Gigi (3) : Opportunity

2. Menggunakan mesin penjawab

Penggunaan mesin penjawab adalah sebuah hasil dari kemajuan teknologi. Namun kita juga harus menyadari bahwa bisnis klinik gigi ini adalah bisnis jasa, bisnis pelayanan, yang harus kita lakukan adalah bagaimana “mengambil hati” para pasien dan calon pasien. Apabila mereka merasa tidak nyaman, maka dengan mudah mereka akan berpaling ke klinik lain yang lebih memberikan kenyamanan bagi mereka. Penggunaan mesin penjawab yang terlalu bertele-tele akan membuat sebagian calon pasien tidak nyaman, dan akhirnya mereka akan menutup teleponnya. Jadi sebaiknya kalau memang tidak terdesak sekali, lebih baik kita menempatkan petugas khusus guna bisa menjawab telepon daripada menggunakan mesin penjawab telepon.

3. Kurangnya mempersiapkan skill reception dalam menjawab telepon

Fenomena saat ini adalah petugas reception adalah karyawan paling junior di klinik gigi. Apabila ada kolega yang akan memasukan keluarganya atau kerabatnya bekerja di klinik gigi, maka posisi pertama yang ditawarkan adalah pos sebagai reception. Bisa kita bayangkan apabila reception pada klinik gigi adalah karyawan baru, belum pengalaman sebagai reception, belum pengalaman dalam bisnis klinik gigi, belum berpengalaman dalam bidang marketing, maka akan banyak calon pasien yang mengurungkan niat untuk mengunjungi klinik gigi kita, karena tidak mengusai pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh calon pasien.

Artikel terkait : Analisa SWOT pada Klinik Gigi (2) : Weakness 

Seorang petugas reception pada klinik gigi adalah sebagai etalase klinik gigi, tempat orang bertanya mengenai pelayanan klinik gigi dan dokter-dokter yang praktek. Maka petugas reception juga harus menguasai banyak hal, disamping teknik komunikasi agar calon pasien nyaman berkomunikasi, teknik marketing juga dibutuhkan untuk melakukan cross-selling pada layanan lainnya.

4. Slow response pada aplikasi online

Dengan kemajuan teknologi internet, maka banyak saat ini klinik gigi yang juga memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut. Klinik gigi umumnya mempunyai website, mempunyai akun pada beberapa aplikasi media sosial dan lain-lain. Kelemahan dari beberapa klinik gigi yang menerapkan kemajuan teknologi ini adalah tidak diimbanginya dengan kesiapan SDM klinik gigi sendiri. Banyak email-email yang tidak terjawab, banyak komunikasi sms atau aplikasi chat yang tidak dijawab, banyak form pendaftaran online yang tidak direspon. Pada dasarnya kemajuan teknologi ini untuk memudahkan klinik gigi maupun pasien. Tetapi apabila tidak dijalan secara semestinya, maka klinik gigi kita malahan mendapatkan kesan yang kurang baik.

Artikel terkait : Business Plan Klinik Gigi